Egy vállalkozás számára a megfelelő számlázó program kiválasztása nagyon fontos, ennek ellenére nagyon sokan nem tulajdonítanak ennek kellő jelentőséget. Később azonban, a számlázó program használata során döbbennek rá, hogy elhamarkodottan választottak.

Rengeteg számlázó program van ma a piacon, így a választás nem túl egyszerű, ám ha megfelelő módon meghatározzuk az igényeinket, akkor a későbbiek során nagyon sok bosszúságtól kíméljük meg magunkat.

Egy számlázó program fő jellemzői az ára, az üzemeltetési költsége (frissítések, stb.), a funkcionalitás, valamint a sebesség. Ezek mindegyike egyaránt fontos, egyik tényezőt sem szabad figyelmen kívül hagyni, illetve a másik tényező elé helyezni.

Amennyiben találunk egy olyan szoftvert, mely ingyenes vagy roppant olcsó, mindenképpen ellenőrizni kell, hogy az üzemeltetés milyen plusz költségeket jelent számunkra a későbbiekben, hiszen így kiderülhet, hogy valójában mennyibe kerül a számlázó program. Például egy éves frissítési díj révén egy szoftver nagyobb költséget tehet ki, még akkor is, ha eredetileg az ingyenesen letölthető volt, mint egy minimális költséggel rendelkező számlázó program, melynek nincs frissítési díja.

A költségekkel egyenértékű, hogy mi mindenre képes egy számlázó program. Sokan el sem tudják képzelni, hogy egy-egy extra funkció mekkora terhet képes levenni az ember válláról, ami hosszú munkaórákat takaríthat meg, illetve nagy arányban szabadulhat fel szabad kapacitás, ha egyes lépések automatikussá vagy gyorsabbá válnak a számlázó program révén. Erre nagyon jó példa lehet a tömeges számla és postai csekk nyomtatás, és itt már a sebesség is nagy szerepet játszik. Egy számlázó program árát roppant módon csökkentheti, ha egy funkció révén egy munkatárs kézzel fogható munkaórákat takaríthat meg, mivel azt egyéb, bevételnövelő tevékenységekre fordíthatja.

Hazánkban a megjelenés fontossága még nem bír akkora értékkel, mint más országokban, de egyre többen gondolnak erre. A megjelenés, a cég arculatának kialakítása nem csak a levélpapírban és a névjegykártyákban merül ki. Gondoljuk csak végig, hogy névjegyet csak egy alkalommal adunk, számlát viszont (jó esetben) havonta, illetve rendszeres időközönként. Ezért érdemes olyan számlázó program típust választani, ahol több számlamegjelenés között választhatunk, valamint a számlákra rá tudjuk helyezni cégünk logóját, így az egyedivé válik.

Egy számlázó program kiválasztása nem egyszerű feladat. Olykor nagyon nehéz eldönteni, hogy mely számlázó program lesz a megfelelő számunkra hosszú távon. Van azonban egy módszer, mely egyéb termékek és szolgáltatások során is bevált gyakorlat, így számlázó program tekintetében is beválik. Érdemes kideríteni, hogy az adott számlázó program hány valós felhasználóval rendelkezik. Amennyiben ez egy viszonylag magas számadat, például 20 ezer felett van a felhasználók száma, akkor nagy valószínűséggel érdemes azt a szoftvert választani, hiszen másoknak is bevált. Ez persze nem váltja ki az előzőekben felsorolt vizsgálódást, csupán segít a választásban.

Érdemes alaposan végiggondolni az igényeket, azután sokkal könnyebb kiválasztani a megfelelő számlázó program típust.

a